Praxisorganisation / Praxismanagement (m/w/d) – Minijob (remote)

Über die Praxis

Ich führe eine kleine Privatpraxis für Psychiatrie und Psychotherapie für Erwachsene in Bad Aibling.
Die Praxis ist bewusst klein gehalten und arbeitet mit klar strukturierten Abläufen, individueller Patientenbetreuung und kurzen Wartezeiten.

Im Unterschied zu größeren Einrichtungen liegt der Fokus auf einem überschaubaren Setting mit wenigen Therapeutinnen, direkter Abstimmung und klaren Verantwortlichkeiten.

Ihre Aufgaben

• Bearbeitung eingehender E-Mail-Anfragen von Neupatienten
• Vergabe von Erstterminen
• Versand aller erforderlichen Unterlagen (Stammdaten, Behandlungsvertrag, Ausfallhonorar)
• Kontrolle des Rücklaufs und Nachforderung fehlender Unterlagen
• Anlage neuer Patienten in der Praxissoftware (Medatixx) ausschließlich bei vollständig vorliegenden Unterlagen
• Vollständige und korrekte Erfassung der Stammdaten sowie strukturierte Dokumentenablage
• Koordination von Erstterminen und Folgeterminen nach Vorgabe
• Vorausschauende Kalenderführung der Therapeutinnen mit dem Ziel einer strukturierten und möglichst lückenfreien Terminplanung
• Bearbeitung von Terminabsagen und Verschiebungen
• Aktives Nachbesetzen freier Termine durch gezielte Kontaktaufnahme mit passenden Patienten
• Pflege und Strukturierung von Wartelisten
• Laufender Austausch mit den Therapeutinnen zu freien Kapazitäten, Terminplanung und Patientenpassung
• Telefonische Erreichbarkeit zu festen Zeiten (z. B. 2× pro Woche je 1 Stunde)
• Sicherstellen, dass kein Termin ohne vollständige Unterlagen stattfindet

Ihr Profil

• Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Klare, strukturierte und fehlerfreie schriftliche Ausdrucksweise
• Freundliche, aber auch in schwierigen Situationen klare und verbindliche Kommunikation
• Ausgeprägtes Verständnis für organisatorische Abläufe und deren strukturierte Umsetzung
• Fähigkeit, Aufgaben konsequent und selbstständig umzusetzen, auch ohne direkte Kontrolle
• Sorgfältiger Umgang mit sensiblen Daten
• Freude am Umgang mit Menschen sowie eine lösungsorientierte Arbeitsweise

Eine bestimmte Ausbildung ist nicht entscheidend. Die Stelle eignet sich auch für Personen mit Erfahrung in anderen service- oder organisationsnahen Bereichen, etwa Rezeption, Hotellerie, Kundenservice oder Verwaltung. Entscheidend sind Verlässlichkeit, Überblick, sprachliche Sicherheit und organisatorisches Denken.

Rahmenbedingungen

• Minijob mit ca. 6–8 Stunden pro Woche
• Überwiegend remote (Homeoffice)
• Einarbeitung vor Ort in Bad Aibling erforderlich
• Gelegentliche Anwesenheit in der Praxis nach Absprache erforderlich
• Außerhalb der telefonischen Erreichbarkeit freie Zeiteinteilung
• E-Mails und Anfragen werden verbindlich innerhalb von 24 Stunden bearbeitet

Ich biete

• Klare Aufgaben und strukturierte Abläufe
• Hohe zeitliche Flexibilität im Homeoffice außerhalb definierter Zeitfenster
• Direkte Kommunikation und kurze Entscheidungswege
• Eine langfristige Zusammenarbeit in einer kleinen, gut organisierten Privatpraxis

Wichtig

Die Position ist zentral für den Praxisablauf. Fehler oder Verzögerungen wirken sich direkt auf Terminplanung und Patientenversorgung aus. Die Stelle erfordert daher ein hohes Maß an Verlässlichkeit, Verantwortungsbewusstsein und konsequentem, selbstständigem Arbeiten.

Bewerbungen bitte ausschließlich per E-Mail an:
Dr. Maria Thurm – dr.thurm@psychiater-bad-aibling.de